Tôi rất ghét phải ngồi viết (và đọc) những thứ dài dòng lắm chữ lắm dòng. Một trang giấy A4 kín đầy chữ dường như có sức mạnh công phá lớn gấp chục lần bộ phim Cô dâu 8 tuổi tới lòng kiên nhẫn của tôi. Ơn giời, Microsoft Excel đã có mặt trên đời!
Và dưới đây là cách Excel đã cứu rỗi tôi.
Lập kế hoạch và ghi chú
Từ bé tôi đã có một thói quen khó bỏ là viết lách, ghi chú linh tinh lên mấy quyển lịch giấy, cộng với việc đầu óc hay quên và tính có phần bừa bãi nên tôi luôn cố gắng sắp xếp công việc đơn giản nhất có thể. Vì vậy tôi đã chọn Excel thay vì các ứng dụng ghi chú hay lịch như Google Keep, Evernote... để quản lí kế hoạch làm việc của mình.
Điểm lợi khi dùng Excel là tôi có thể dễ dàng nhìn vào mà so sánh khối lượng công việc giữa các ngày hoặc chèn bảng, hình, biểu đồ minh họa - một tính năng mà hiếm phần mềm ghi chú nào hỗ trợ tốt.
Bạn đọc có thể download một số file Excel có lịch sẵn ở đây
Viết báo cáo công việc
Công việc của tôi chủ yếu là làm ở nhà online, hơn nữa sếp lại ở tít miền Nam nên viết báo cáo những việc đã làm trong ngày là một yêu cầu bắt buộc nếu vẫn muốn có lương mà ăn cơm. Về khoản này thì rõ ràng Microsoft Excel đã làm quá tốt, quá tiện lợi, đặc biệt khi kết hợp sử dụng thêm các dịch vụ đám mây như Onedrive, Dropbox giúp sếp có thể theo dõi cập nhật bất cứ khi nào ông ấy muốn.
Làm biên bản họp, bảng phân công công việc
Theo tôi, một biên bản họp cần làm rõ mục đích cuộc họp, nhiệm vụ cộng việc của mỗi người một cách đủ ý nhưng quan trọng là phải ngắn gọn súc tích, chỉ cần đọc lướt qua cũng có thể nắm được thông tin hơn là những biên bản mang nặng tính "Hành chính" truyền thống rườm rà phức tạp. Vì vậy, tôi thường sử dụng Excel để tốc kí nội dung các cuộc họp nhân viên theo dạng bảng thay vì sử dụng giấy bút như nhiều người khác.
Với những buổi họp thông thường, thư kí có thể ghi chép nội dung như thế này nếu không có yêu cầu đặc biệt nào về Biên bản
Kết hợp với Photoshop/Ilustrator... để tạo poster có bảng
Nếu công việc của bạn có liên quan tới thiết kế đồ họa thì bạn cần phải nhớ điều này: đừng bao giờ dùng line tools hay phương pháp chụp ảnh màn hình để chèn bảng vào thiết kế của bạn. Photoshop, InDesign hay Illustrator đều hỗ trợ import tệp tin PDF nên hãy tận dụng chúng cùng với Excel!
Sử dụng thay thế Microsoft Word trong một số trường hợp
Nghe có vẻ ngớ ngẩn, nhưng sự thật là vậy. Ai cũng biết bạn chẳng thể làm được gì nhiều với công cụ tạo bảng của Word, mà các tính năng xử lí văn bản của Excel lại khá mạnh, nên đối với các văn bản hỗn hợp có bảng tính thì lời khuyên của tôi là nên sử dụng Excel ngay từ đầu thay vì ngồi loay hoay chỉnh sửa với Word.
